نظام إدارة الجودة للجمعيات الخيرية (QMS – ISO 9001:2015)

هو منظومة إدارية متكاملة تهدف إلى ضمان جودة الخدمات التي تقدمها الجمعية الخيرية، وفعالية الأداء المؤسسي، وتحقيق رضا أصحاب المصلحة (المستفيدين، المتبرعين، المجتمع)، بما يتوافق مع متطلبات المعيار ISO 9001:2015. 

تمكّن هذه المنظومة الجمعية من تحويل ممارسات العمل الفردية والمعاملات اليومية إلى هيكل مصمم ومُدوّن يسهم في تحسين الأداء المؤسسي، وتقليل المخاطر، وضمان الطابع المنضبط لجميع مراحل التخطيط والتنفيذ والتقييم للأنشطة الخيرية والخدمات المجتمعية.

1.دليل نظام إدارة الجودة

يوضّح المبادئ الأساسية، الهيكل التنظيمي (مثل: مجلس الإدارة، الإدارة التنفيذية، فريق الجودة، المتطوعين)، الأدوار والمسؤوليات، وآليات التطبيق والمتابعة ضمن دورة حياة الخدمات والمشاريع الخيرية.

2.سياسات الجودة

 مجموعة من السياسات التي تنظم التزامات الجمعية في: تحديد احتياجات المجتمع، تخطيط البرامج، تنفيذ المشاريع، تقييم الأداء، تحسين الخدمات، التواصل مع المتبرعين والمستفيدين، وإدارة الشكاوى والملاحظات.

3.إجراءات تشغيلية مفصلة

 تغطي العمليات التشغيلية بالكامل: من تحديد الاحتياج، تصميم الخدمة أو المشروع، التعاقد أو الشراكة، التنفيذ، المراقبة والتقييم، التوثيق، والتغذية الراجعة. تشمل أيضاً إدارة المخاطر، وضمان الموارد (مالية، بشرية، تقنية)، وسجلات المتابعة والتوثيق.

4.نماذج وسجلات الجودة

 تضم التوثيق المهني للعملية: سجل تقييم احتياجات المجتمع، سجل خطط المشاريع، سجل تنفيذ البرامج، سجل ملاحظات المستفيدين، سجل المتبرعين وشركاء التمويل، سجل المخاطر والمشكلات، سجل التحسينات، سجلات التدريب، وغيرها. كما أن هذا يتماشى مع متطلبات التوثيق في ISO 9001. 

 نظراً لأن الجمعيات الخيرية تعمل في بيئات تنظيمية متنوعة (تراخيص، تقارير مالية، شفافية، حماية البيانات، حماية المتطوعين والمستفيدين)، فإن النظام يتكامل مع متطلبات الجهات التنظيمية والمجتمعية، ويعكس متطلبات التوثيق، الشفافية، المساءلة، وتحسين الخدمة. 

• يُرسّخ ثقافة منهجية تركز على الجودة والاهتمام بالمستفيدين والشفافية بدلاً من التعامل غير المنظم.

• يحمي جودة الخدمات من التدهور أو التباين عبر دورة حياة المشروع – من التخطيط إلى التنفيذ إلى التقييم والتحسين.

• يُحوّل الخبرات الفردية والمتطوعين والعمليات التشغيلية إلى أصول مؤسسية قابلة للاستخدام والتدقيق.

• يعزز كفاءة الجمعية التشغيلية من خلال تقليل الهدر، وضمان تنفيذ البرامج بكفاءة، وتحقيق نتائج ملموسة للمستفيدين.

• يدعم الابتكار من خلال وجود إطار منهجي لمراجعة وتحسين الخدمات والعمليات بشكل مستمر.

• يتكامل مع أنظمة الإدارة الأخرى مثل إدارة المخاطر، حماية البيانات، الحوكمة، السلامة، الاستدامة – نظراً للعلاقة الوثيقة بين الجودة والسلامة والحوكمة في القطاع غير الربحي.

• يعزز ثقة المتبرعين والجهات المانحة والمجتمع، من خلال إظهار التزام الجمعية بمعايير الجودة والشفافية – ما يمكن أن يدعم الوصول إلى التمويل والشراكات. 

• دليل إدارة الجودة شامل ومكتوب، جاهز للتطبيق في الجمعية الخيرية.

• سياسات جودة واضحة ومصاغة تنظّم الاتجاهات والالتزامات الخاصة بالخدمة المجتمعية والجودة.

• إجراءات تشغيلية تفصيلية تغطي جميع مراحل دورة حياة الخدمة/المشروع: من التخطيط والتصميم إلى التنفيذ، التقييم، والتحسين.

• نماذج وسجلات احترافية قابلة للقياس، الإثبات، والتدقيق، تشمل سجل احتياج المجتمع، سجل البرامج، سجل المتبرعين، سجل الملاحظات والشكاوى، سجل المخاطر، سجل التحسينات، الخ.

• جميع الوثائق قابلة للتحرير (مثل ملف وورد أو نظام إدارة محتوى) ويمكن دمجها ضمن النظام الإداري للجمعية أو النظام الرقمي الداخلي.

 الأثر المؤسسي للنظام

• يعزز رأس المال المؤسسي من خلال ضمان أن الخدمات التي تقدمها الجمعية مفيدة، فعالة، وآمنة، مما يعزز الثقة مع المستفيدين، المتبرعين، والجهات التنظيمية.

• رفع الكفاءة التشغيلية وتقليل التكاليف الناتجة عن الإجراءات غير المنضبطة، أو ضعف المتابعة، أو ضعف رضا المستفيدين.

• تحسين الابتكار من خلال وجود إطار منهجي لمراجعة وتحسين الخدمات والعمليات بشكل مستمر.

• دعم الوصول إلى الشراكات والتمويل – حيث يُعد الامتثال لـ ISO 9001 مدخلاً رئيسياً للعديد من الجهات المانحة والبرامج الحكومية. 

• حماية الجمعية من المخاطر التنظيمية أو القانونية بسبب الخدمات التي لا تلبي المتطلبات، أو غياب التوثيق أو الشفافية.

• تمكين الجمعية من إدارة دورة حياة المشاريع بعد التنفيذ: رصد ملاحظات المستفيدين، إجراء التحسينات، وتصحيح المسارات إن لزم الأمر، وإصدار تقارير رصد وتحسين.