أصبح اعتماد أنظمة الجودة أحد المتطلبات الأساسية للمنظمات الساعية إلى تعزيز مصداقيتها، وتحسين أدائها، والامتثال للمعايير الدولية.
إلا أن العديد من المنظمات تواجه تحديات حقيقية عند اختيار نظام إدارة الجودة المناسب، خاصة مع انتشار الأنظمة الجاهزة التي تركز على الشكل أكثر من التطبيق الفعلي.
اختيار نظام إدارة جودة معتمد لا يعني فقط الحصول على مستندات مكتوبة، بل يعني بناء نظام عملي يدعم الجاهزية المستمرة للاعتماد، ويُترجم متطلبات المعايير إلى ممارسات يومية داخل المنظمة.
أولًا: ما المقصود بنظام إدارة جودة معتمد؟
نظام إدارة الجودة المعتمد هو نظام إداري مبني وفق متطلبات معيار دولي معترف به، مثل ISO 9001، ويهدف إلى تنظيم العمليات، وضبط الإجراءات، وتحسين الأداء، بما يضمن الامتثال للمعايير وقابلية النظام للتقييم والاعتماد.
النظام المعتمد لا يقتصر على وجود سياسات وإجراءات مكتوبة، بل يعتمد على:
- وضوح هيكل النظام
- ترابط العمليات
- قابلية التطبيق
- سهولة المتابعة والتقييم
ثانيًا: لماذا تفشل بعض أنظمة الجودة في دعم الاعتماد؟
تفشل بعض المنظمات في الوصول إلى الاعتماد رغم تطبيقها لأنظمة جودة لعدة أسباب، من أبرزها:
- الاعتماد على أنظمة جاهزة غير مخصصة لطبيعة العمل
- ضعف الربط بين السياسات والتطبيق الفعلي
- غياب آليات المتابعة والتحسين
- التركيز على المستندات بدل النظام ككل
هذه العوامل تجعل نظام الجودة شكليًا، وغير قادر على دعم الجاهزية الحقيقية للاعتماد.
ثالثًا: كيف تختار نظام إدارة جودة يدعم الاعتماد فعليًا؟
عند اختيار نظام إدارة جودة من المتجر، يجب مراعاة مجموعة من النقاط الأساسية، أهمها:
- التوافق مع المعيار الدولي
يجب أن يكون النظام مبنيًا بشكل واضح على متطلبات المعيار المستهدف، مع تفسير عملي لكل بند. - المرونة وقابلية التخصيص
النظام الجيد هو الذي يمكن تكييفه مع حجم المنظمة وطبيعة نشاطها، وليس قالبًا جامدًا. - وضوح الإجراءات والنماذج
يجب أن تكون الإجراءات مترابطة، والنماذج داعمة للتطبيق، وليست عبئًا إضافيًا. - دعم الجاهزية للاعتماد
النظام يجب أن يساعد المنظمة على إثبات الامتثال، وتسهيل عمليات المراجعة والتقييم.
رابعًا: نظام إدارة الجودة كمنتج… ماذا يجب أن يقدّم؟
عند شراء نظام إدارة جودة من متجر متخصص، يجب أن يتضمن النظام:
- دليلًا شاملًا يوضح هيكل النظام
- سياسات وإجراءات واضحة وقابلة للتطبيق
- نماذج داعمة للتنفيذ والمتابعة
- إطارًا يساعد على التحسين المستمر
هذه العناصر مجتمعة تضمن أن يكون النظام أداة عملية، وليس مجرد مستندات محفوظة.